In questo momento assolutamente straordinario di shock da coronavirus molti posti di lavoro verranno persi, ma alcune figure professionali diventeranno richiestissime (oltre al personale sanitario cui va tutta la nostra solidarietà).
Le loro prestazioni professionali saranno sottoposte a pressione per avere risposte a urgenti questioni da parte dei loro dirigenti. Alcuni saranno pronti, altri forse meno, perché non erano preparati o forse non hanno avuto sinora la disponibilità dei dati necessari per rispondere a queste domande essenziali per la sopravvivenza di molte imprese.
Parliamo tipicamente della figura del Controller.
Break-even point, costi fissi e costi variabili
Oggi tutti i responsabili del risultato di business (dal CEO al proprietario dell’impresa medio-piccola, dall’artigiano al proprietario di una bar) si stanno interrogando con urgenza sulle conseguenze economiche e finanziarie di questa terrificante crisi.
Uno degli strumenti più semplici e basilari che il Controller ha a sua disposizione è il punto di pareggio (o break-even point) che permette di stimare a quale “livello di attività” si avrà un risultato pari a zero (prima delle imposte). In altri termini, quando costi e ricavi si pareggiano, o meglio ancora, quando il margine di contribuzione sarà in grado di “coprire” tutti i costi fissi.
Uno dei primi compiti del Controller è quello di classificare i costi aziendali in base ai driver di variabilità in:
- costi variabili, direttamente correlati ai volumi di vendita;
- costi fissi, che si mantengono tali fino ad una certa variazione del volume di attività.
In prima approssimazione i costi fissi sono il costo lavoro degli operai indiretti e impiegati amministrativi o altro, i costi di struttura (manutenzione, riscaldamento, assicurazioni…), gli ammortamenti (anche se non implicano uscite di cassa) e i costi generali
I costi variabili sono relativi a tutte le risorse utilizzate direttamente nella fabbricazione di beni o nella fornitura di servizi e cioè materiali, il lavoro diretto, il lavoro diretto di terzi, la logistica per la vendita dei beni ecc..
La suddivisione dei costi dell’impresa fra costi fissi e costi variabili è in funzione di molti fattori fra cui il tipo di produzione, le tecnologie, l’assetto organizzativo, le decisioni del management ecc.. In alcune imprese sono maggiori i costi variabili, mentre in altre quelli fissi, di conseguenza gli effetti sul risultato saranno diversi a seguito del calo del fatturato.
Nel caso di impresa con prevalenza di costi variabili rispetto ai costi fissi, la gestione della riduzione del fatturato risulta più agevole rispetto ad un’impresa in cui sono prevalenti i costi fissi. La riduzione del fatturato infatti porta a una contrazione del margine di contribuzione che è necessario per “coprire” i costi fissi.
Il grafico di seguito si spiega da solo:
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Un esempio di budget
Oltre al grafico abbiamo voluto derubricare il concetto con un esempio per rendere esplicita la dinamica dei volumi, ricavi, costi fissi e variabili con questo esempio di Budget 2020 mensilizzato che il Controller dovrebbe aver fatto a ottobre / novembre 2019:
Ma veniamo però ad ipotizzare la drammatica evoluzione del 2020. Abbiamo ipotizzato il nuovo andamento del fatturato e relativi costi variabili lasciando invariati i costi fissi ipotizzando poi un ritorno alla previsione di budget nella seconda parte dell’anno. In effetti in molte realtà produttive è stato registrato un gennaio “in linea con il budget” un febbraio marginalmente toccato, ma un marzo e molto probabilmente un aprile in fortissima riduzione, mesi che saranno poi seguiti, lo speriamo, da un recupero parziale nei mesi successivi sino a luglio per poi registrare lo stesso fatturato di budget.
Da sottolineare che questa ipotesi è sicuramente ottimista perché presuppone che anche i nostri clienti saranno poi nella seconda parte dell’anno pronti e finanziariamente disponibili ad acquistare quello che noi abbiamo ipotizzato in sede di budget 2020, (era settembre / ottobre 2019) e cioè un’era geologica ormai passata.
Il lavoro del Controller, il punto di pareggio e le azioni possibili
Il Controller deve fornire al management le informazioni per poter decidere le azioni indispensabili almeno per raggiungere il punto di pareggio definito come quello dove il margine di contribuzione è in grado di “coprire” i costi fissi.
Sono di seguito fornite due semplici simulazioni su come si possono iniziare a fare ragionamenti per riuscire a raggiungere comunque il punto di pareggio e precisamente.
- Agire immediatamente per la riduzione dei costi fissi, azione che richiede comunque tempo per poter essere effettiva.
- Mantenere invariati i costi fissi e recuperare il fatturato perso nella seconda parte dell’anno.
La decisione finale
Spetterà poi al management studiare e valutare più alternative considerandone i risultati, il livello di “confidenza” sui risultati fino a giungere a una conclusione che, data l’importanza, sarà bene venga approvata dal Consiglio di Amministrazione.
Le due azioni ipotizzate, anche se potrebbero portare allo stesso risultato, differiscono notevolmente in termini di rischio e di realizzabilità. Infatti l’imprenditore ha molte più possibilità di agire sulla riduzione dei costi fissi (decisione A) che non su un incremento di fatturato nella seconda parte dell’anno, ipotesi decisamente più difficilmente realizzabile.
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